Une copropriété est un immeuble ou un ensemble d’immeubles appartenant à plusieurs propriétaires. Ces derniers sont appelés copropriétaires et disposent d’au moins un lot composé d’un espace privé et d’une quote-part des parties communes. Pour la mise en place d’une copropriété, il est obligatoire de procéder à l’immatriculation. Qui se charge de cette procédure administrative ? Quelles sont les démarches nécessaires ?
Les copropriétés doivent être immatriculées dans un registre national d’immatriculation
En France, les copropriétés doivent être immatriculées. Cette immatriculation consiste à inscrire votre copropriété auprès d’un registre national. L’obligation d’immatriculation a été instaurée par la loi ALUR et a pour but de faciliter la connaissance de l’état des copropriétés. Cela permet au législateur d’obtenir une meilleure visibilité sur la situation financière des copropriétés. Cela afin de prévenir d’éventuels dysfonctionnements tels que les consommations énergétiques élevées, les dégradations des bâtiments, les déséquilibres financiers…
Le registre national d’immatriculation comprend l’ensemble des informations recueillies pour chaque copropriété immatriculée. Il permet au syndic d’établir chaque année la fiche synthétique de la copropriété. Le registre national d’immatriculation permet également aux professionnels et aux particuliers d’accéder à des informations sur toutes les copropriétés en France. Par exemple, les futurs acquéreurs de logements peuvent consulter les données du registre afin de disposer d’informations importantes comme le montant des charges ou l’étiquette énergie d’un immeuble…
L’annuaire du registre d’immatriculation permet une recherche simple et efficace des copropriétés. En dehors des professionnels, des particuliers et des syndics en cours de mandat, l’État, les établissements publics, les collectivités territoriales, les notaires… ont également accès aux données du registre d’immatriculation.
Qui est concerné par l’obligation d’immatriculation ?
L’obligation d’immatriculation ne concerne pas toutes les copropriétés. Les copropriétés soumises à l’obligation d’immatriculation sont les immeubles à destination, totale ou partielle, d’habitation. En effet, depuis l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019, le statut de la copropriété n’est plus appliqué de manière impérative à tout immeuble dont la propriété est repartie entre plusieurs personnes. Ce statut est obligatoire uniquement pour les immeubles ou groupes d’immeubles bâtis à usage total ou partiel d’habitation. Ainsi, même les immeubles d’habitation qui sont en copropriété et qui comportent des bureaux ou des commerces doivent être immatriculés.
L’immatriculation d’une copropriété est faite par le syndic. Ce dernier est une personne physique ou morale chargée de la gestion administrative et financière d’une copropriété. Il existe différents types de syndics de copropriété. Toutefois, le syndic professionnel est le mode de gestion des copropriétés le plus utilisé en France.
Un syndic professionnel est une organisation réglementée qui prend en charge la gestion d’une copropriété en échange du paiement d’honoraires. L’immatriculation de votre copropriété peut être également faite par un syndic bénévole ou un syndic coopératif. En ce qui concerne les copropriétés nouvellement créées, elles sont immatriculées par un notaire. Si votre copropriété fait l’objet d’une procédure judiciaire en cas de carence de syndic, le mandataire ad hoc ou l’administrateur provisoire se charge de la procédure.
En l’absence d’immatriculation d’une copropriété, le teneur du registre ou un copropriétaire peut envoyer une lettre de mise en demeure au syndic. Si ce dernier n’immatricule pas la copropriété dans un délai d’un mois, il sera sanctionné par une amende de 20 euros par lot de copropriété et par semaine de retard.
Les données de la copropriété sont conservées par l’ANAH
Les données renseignées dans le registre national d’immatriculation sont conservées et gérées par l’ANAH (Agence nationale de l’habitat). L’ANAH est un établissement public placé sous la tutelle des ministères en charge de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales, de la transition écologique et de l’économie, des Finances et de la relance.
Afin de garantir la fiabilité des informations au niveau de l’ANAH, les données des copropriétés doivent être mises à jour. C’est le syndic de copropriété qui se charge de l’actualisation des données figurant sur le registre. Cette actualisation des données doit se faire chaque année après la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés.
Certains évènements particuliers peuvent conduire à la disparition du syndicat des copropriétaires. Par exemple, dans le cas d’une division de l’immeuble entrainant la création de syndicats séparés, l’ancien syndicat des copropriétaires doit être dissout. Pour ces cas d’évènements particuliers, les données de la copropriété doivent être automatiquement mises à jour par le syndic, l’administrateur provisoire ou le mandataire ad hoc. Notez que les actualisations de données par un syndic professionnel ne doivent pas être facturées. Ces mises à jour font partie de ses tâches habituelles.
Quelles données faut-il fournir pour immatriculer une copropriété ?
Pour immatriculer une copropriété, vous devez fournir de nombreuses informations. Au nombre de celles-ci, il y a les renseignements relatifs à l’identification du syndicat des copropriétaires. Les données d’identification du syndicat des copropriétaires sont :
- le nom,
- l’adresse,
- la date de création,
- le nombre et la nature des lots de la copropriété,
- le nom du syndic…
Les données financières et les informations sur le bâti sont nécessaires pour l’immatriculation. Les données de l’exercice comptable, le montant du budget prévisionnel, les dettes du syndicat, les provisions pour travaux… sont quelques données financières importantes à fournir. En ce qui concerne les informations sur le bâti, elles renseignent sur le nombre de bâtiments ainsi que leur disponibilité, l’étiquette énergie, le nombre d’ascenseurs, la nature du chauffage, l’année de construction…
Pour prévenir d’éventuels dysfonctionnements au sein de la copropriété, différentes informations sur les difficultés rencontrées sont demandées. Si la copropriété a un administrateur provisoire ou si elle fait l’objet d’un plan de sauvegarde, vous devez le mentionner. Les défauts des équipements collectifs doivent être également indiqués.
L’immatriculation d’une copropriété se fait en ligne sur le site du registre national. Pour le faire, la personne qui accomplit la démarche (appelée télédéclarant) doit d’abord créer un compte sur le site. Si vous êtes un syndic bénévole, vous devez fournir des informations sur votre identité. En cas de syndic professionnel, les informations telles que le numéro Siret, le numéro de la carte professionnelle sont nécessaires.
Une fois que le compte est activé, vous devez maintenant transmettre le contrat de syndic ou le procès-verbal d’assemblée générale qui justifie votre statut de représentant légal de la copropriété. Ensuite, vous devez renseigner sur un formulaire toutes les données indiquées précédemment. Après avoir finalisé la procédure d’immatriculation, l’ANAH attribue un numéro unique à la copropriété. Ce numéro sert d’identifiant pour toutes les démarches administratives de l’immeuble. Dans le cas d’une mise à jour des données sur le registre, le télédéclarant reçoit une attestation d’actualisation.
